Thứ Năm, 11 tháng 7, 2013

Quản lý thời gian



Quản lý thời gian
Bạn đang giết thời gian hay Thời gian đang cứu bạn
Giới thiệu
“Dành thời gian cho những việc lớn hàng ngày. Lập kế hoạch công việc từ trước. Chọn ra một số công việc nhỏ liên quan và phải tuyệt đối hoàn thành ngay lập tức vào buổi sáng. Sau đó, làm trực tiếp các công việc quan trọng; theo đổi đến khi hoàn thành” (Boardroom Reports)
Trong nhiều năm, tôi từng nghĩ Quản lý thời gian là một nội dung quan trọng, nên được đọc và thực hành hàng ngày. Sau đó, một ngày đẹp trời tôi nhận ra là quản lý thời gian là kỹ năng cốt lõi của cuộc sống. Thay vì chỉ là hành tinh bay xung quanh mặt trời cuộc đời. Nó phải là mặt trời và mọi thứ khác bay xung quanh khả năng quản lý thời gian.
Trong 15 sau đó, tôi đọc sách, nghiên cứu, mua những hệ thống quản lý thời gian và tham dự nhiều khóa học về quản lý thời gian ở tất cả các quốc gia. Tôi phát triển các chương trình hội thảo về Quản lý thời gian mà tôi đã thuyết trình trước 250,000 người. Cuối cùng, tôi viết sách và ghi băng lại những chương trình phát thanh và băng video phổ biến nhất về Quản lý thời gian. Bài học này chứa đựng một số ý tưởng tốt nhất mà tôi từng phát hiện ra để bạn có thể cải thiện sự hiệu quả và năng suất của bản thân
(Nguồn Brian Tracy : Time Management)
Trong bài này bạn sẽ học
·         Kiểm soát toàn bộ thời gian, cuộc sống của bạn và làm được nhiều thứ hơn, nhanh hơn và đơn giản hơn so với trước đây
·         Đưa ra những ưu tiên tốt hơn và loại bỏ những điều không đáng ưu tiên trong mọi lĩnh vực của cuộc sống
·         Quyết định các mục tiêu và hành động quan trọng
·         Tập trung và Toàn tâm cho những hành động mang lại giá trị cao nhất và trách nhiệm cao nhất

1.       Điểm cốt lõi về quản trị thời gian
1)      Quản lý thời gian thực sự là quản lý cuộc sống, quản lý bản thân
2)      Chất lượng của quản lý thời gian quyết định chất lượng cuộc sống
3)      Quản lý thời gian là kỹ năng có thể học được và phải học

2.       Tình trạng cuộc sống hiện nay của bạn
1)      Bạn có quá nhiều việc phải làm và quá ít thời gian
2)      Bạn có công việc và trách nhiệm liên tục tăng cao
3)      Bạn không bao giờ bắt kịp tiến độ

3.       Mục tiêu là điều đầu tiên trong quản lý thời gian
1)      Đặt ra giá trị; điều gì là quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn?
a) Bạn có thể nói giá trị đích thực của việc bạn làm, bằng hành động
b)                        Bất cứ khi nào bạn bị đặt dưới áp lực và phải lựa chọn, giá trị thực sự của bạn sẽ bộc lộ ra
c) Giá trị của bất cứ điều gì trong cuộc sống bị quyết định bởi bao nhiêu thời gian bạn đầu tư cho nó
2)      Tưởng tượng là bạn còn có sáu tháng nữa để sống; bạn sẽ sử dụng thời gian như thế nào?
                                                               i.      Trả lời câu hỏi sẽ cho bạn biết giá trị thực sự của bạn là gì
                                                             ii.      Đặt câu hỏi này với bản thân thường xuyên
3)      Bạn sẽ làm gì đầu tiên nếu nhận được 1 triệu usd?
                                                               i.      Câu hỏi thực sự: điều bạn sẽ làm nếu bạn có toàn tự do để lựa chọn? Nếu bạn không bị giới hạn bởi tài chính?
                                                             ii.      Bất cứ câu trả lời nào cho câu hỏi trên, điều đó đều là có thể cho bạn nếu bạn thực sư muốn đủ lớn và đủ lâu
4)      Ba mục tiêu quan trọng nhất của cuộc đời lúc này là gì? Trả lời trong vòng 30 giây!
                                                               i.      Câu trả lời của bạn sẽ chính xác nếu bạn chỉ có 30 s
                                                             ii.      Ba mục tiêu của bạn thường là: tài chính, mối quan hệ, sức khỏe
5)      Điều gì bạn luôn luôn muốn làm nhưng sợ thử?
                                                               i.      Câu trả lời là gì đi nữa, nó đều có thể xảy ra cho bạn. Đó chỉ là nỗi sợ thất bại giữ bạn lại
6)      Loại công việc cá nhân nào cho bạn “cảm giác quan trọng nhất?”
                                                               i.      Điều gì bạn thực sự yêu thích để làm?
                                                             ii.      Nếu bạn có thể làm một điều suốt thời gian dài, điều đó là gì?
7)      Việc vĩ đại mà bạn dám ước mơ và giả sử chắc chắn bạn không thất bại?
                                                               i.      Cho dù câu trả lời là gì, điều đó là mục đích lớn quan trọng của bạn
                                                             ii.      Mục tiêu này có khả năng đạt được nếu bạn thực sự muốn

4.       Đặt mục tiêu và Thực hành – 7 bước
1)      Xác định chính xác điều bạn muốn
2)      Viết nó ra
3)      Đưa ra thời hạn
4)      Lập danh sách – tất cả các việc bạn cần làm để thực hiện mục tiêu
5)      Sắp xếp danh sách – theo thứ tự và ưu tiên
6)      Hành động ngay theo kế hoạch. Làm việc gì đó để bắt đầu
7)      Làm điều gì đó hàng ngày cho mục tiêu chính của bạn; không để mất một ngày nào

5.       Nhân đôi năng suất

1)      Lập danh sách tất cả các việc bạn phải làm mỗi ngày
                                                               i.      Viết công việc vào đêm trước
                                                             ii.      Không bao giờ làm việc mà không có danh sách
                                                            iii.      Lập danh sách sẽ cải thiện công việc 25%
2)      Áp dụng nguyên tắc 80/20 vào danh sách. Tập trung vào 20% hoạt động tạo ra 80% kết quả
3)      Đánh giá thứ tự thực hiện – sử dụng phương pháp ABCDE – để xem xét các hoạt động hàng ngày và viết một chữ A, B,C, D hoặc E bên cạnh các công việc đó:
A = Phải làm – có tác động quan trọng
B = Nên làm – có một phần quan trọng
C = Vui  thì làm – Không có tác động nào nếu không thực hiện nó
D = Giao việc – Mọi thứ có thể
E = Loại bỏ - hoạt động không có giá trị
4)      Tư duy về không “việc nào tôi không nên làm nếu tôi biết được điều tôi đang biết, tôi sẽ không làm lại nó hôm nay?”
                                                               i.      Mối quan hệ - Cá nhân hoặc kinh doanh?
                                                             ii.      Hoạt động doanh nghiệp – Sản phẩm, dịch vụ, phương pháp, quy trình, thủ tục?
                                                            iii.      Đầu tư – thời gian, tiền bạc, cảm xúc? Làm thế nào để thoát, và làm thế nào để thoát nhanh hơn?
5)      Phân chia công việc ra thành “Cấp bách” và “Quan trọng” thành bốn vùng
                                                               i.      Cấp bách và quan trọng – Nhu cầu cần phải làm ngay lập tức
                                                             ii.      Quan trọng nhưng không cấp bách – có thể làm sau
                                                            iii.      Cấp bách nhưng không quan trọng
                                                           iv.      Chẳng quan trọng và không cấp bách
6)      Đặt ra bốn câu hỏi quan trọng
                                                               i.      Tại sao tôi được trả tiền?
                                                             ii.      Hoạt động đem lại giá trị cao nhất là gì?
                                                            iii.      Tôi có thể làm gì và chỉ có mình tôi làm được, nếu tôi làm tốt sẽ tạo ra sự khác biệt lớn?
                                                           iv.      Giá trị thời gian lớn nhất của tôi lúc này là gì?
7)      Chìa khóa: Toàn tâm cho một việc, việc quan trọng nhất và làm nó cho đến khi hoàn thành 100%
                                                               i.      Toàn tâm sẽ tiết kiệm được 80% thời gian cần thiết
                                                             ii.      Toàn lực, tập trung vào công việc là nguồn năng lượng và sự nhiệt huyết
                                                            iii.      Hoàn thành làm tăng sự tự tin và khích lệ bạn làm nhiều hơn
6.       Làm thế nào để vượt qua thói quen trì hoãn
1)      Lập ra kế hoạch quan trọng và làm việc theo kế hoạch
2)      Chia nhỏ các mục tiêu thành các công việc vừa đủ
3)      Chọn lựa công việc đơn giản và bắt đầu ngay lập tức
4)      Cắt nhỏ công việc – lựa chọn phần nhỏ của công việc lớn và làm luôn điều đó
5)      Miếng cắt nhỏ của cộng việc lớn – chọn ra một việc làm nhỏ và thực hiện ngay lập tức
6)      20/80 theo công việc – nhiều lúc 20% đầu tiên có giá trị 80% toàn bộ công việc
7)      Đặt ra giới hạn thời gian – thực hiện các công việc lớn trong vòng 15 phút
8)      Đưa ra phần thưởng – cho bản thân bạn phần thưởng khi hoàn thành công việc
9)      Hứa với người khác – nói với người khác là bạn sẽ hoàn thành một công việc vào thời gian cụ thể
10)   Tưởng tượng bạn sẽ đi ra ngoài thành phố 1 tháng, việc gì bạn sẽ làm
7.       Bảy chữ R để đạt được thành quả vượt trội
1)      Chống cự (Resistance) – bất cứ khi nào gặp nó, ngừng lại và phân tích tại sao?
2)      Đánh giá lại (Reevaluate) – tình huống. Đặt ba câu hỏi:
                                                               i.      Tôi đang làm điều gì?
                                                             ii.      Tại sao tôi làm việc này?
                                                            iii.      Có cách làm tốt hơn không?
3)      Tổ chức lại (Re-organization) – sắp xếp, tổ chức lại công việc và lập kế hoạch để bạn làm nhiều hơn những việc quan trọng.
4)      Cấu trúc lại (Re – Structuring) – Dành nhiều thời gian hơn cho 20 hoạt động đem nhiều giá trị nhất
5)      Cắt ngọt (Re – Engineering) – Liên tục làm đơn giản quy trình công việc
                                                               i.      Giảm các bước để thực hiện công việc – lập danh sách
                                                             ii.      Giao việc các hoạt động ít giá trị
                                                            iii.      Thuê ngoài mọi hoạt động không quan trọng (không tạo ra lợi nhuận)
                                                           iv.      Loại bỏ các công việc giá trị thấp, hay không khả năng có giá trị
6)      Sáng tạo lại (Re – inventing) nghĩ về việc làm lại từ đâu với một thứ gì hoàn toàn mới
                                                               i.      Áp dụng tư duy về không
                                                             ii.      Tưởng tượng công việc, công ty biến mất
                                                            iii.      Hãy rõ về điều bạn thực sự muốn làm
                                                           iv.      Hai hành động làm tốn thời gian nhất:
1.       Duy trì một công việc sai lầm (không thích, không có khả năng)
2.       Duy trì mối quan hệ sai lầm
7)      Lấy lại quyền kiểm soát (Regining Control) – Chấp nhận 100% trách nhiệm cuộc sống, từ chối bao biện hay đổ lỗi
8.       7 bí quyết để làm được nhiều hơn
1)      Làm nhanh hơn – tốc độ cao
2)      Làm chăm chỉ hơn – bắt đầu sớm hơn, ở lại lâu hơn, tập trung vào công việc
3)      Làm việc đội nhóm – làm việc với người khác trong các nhiệm vụ lớn
4)      Đơn giản hóa công việc – Loại bỏ bước không cần thiết
5)      Làm những việc bạn làm tốt – ít mắc lỗi hơn
6)      Nhóm các công việc lại với nhau – sử dụng “đường cong học tập”
7)      Làm giỏi hơn ở những công việc chính = thực thành “CANEI” continuous and never ending improvement (liên tục cải tiến không ngừng)
                                                               i.      Mọi kỹ năng kinh doanh đều học được
                                                             ii.      Bạn có thể học cách trở thành người quản lý thời gian siêu việt
9.       Tổng kết
1)      Quyết định chính xác điều bạn muốn và viết chúng ra
2)      Đưa ra thời hạn thực hiện và lập kế hoạch
3)      Quyết định điều bạn phải làm và lập danh sách
4)      Sắp xếp công việc và đưa ra thứ tự ưu tiên công việc
5)      Thực hiện ngay lập tức những công việc quan trọng
6)      Làm việc liên tục, không nghỉ cho đến khi hoàn thành 100%
7)      Không bao giờ bỏ cuộc: Thất bại không là lựa chọn!
Bài tập hành động
1  Mục tiêu quan trọng  quan trọng nhất của cuộc sống, lúc này là gì? Viết chúng xuống trong vòng 30 s
2 Bạn sẽ làm gì và thay đổi cuộc sống như thế nào nếu bạn biết rằng chỉ sống được thêm sáu tháng nữa?
3 Bạn sẽ làm gì khác đi trong công việc và cuộc sống cá nhân nếu bạn được giải thưởng 1,000,000 usd
4 Nếu bạn chỉ làm ba việc suốt cả ngày, ba công việc nào quan trọng hoặc mang lại giá trị nhất cho công việc của bạn?
5 Bạn sẽ không bắt đầu lại nếu bạn biết thứ bạn đang biết trong ba lĩnh vực sau đây?
1.       Quan hệ?
2.       Hoạt động kinh doanh?
3.       Đầu tư?
6 Bạn có thể làm gì và chỉ mình bạn, nếu bạn làm thực sự tốt có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong công việc hoặc cuộc sống?
7 Điều gì bạn sẽ giảm thiếu, cắt bỏ, loại bỏ hoặc không tiếp tục để có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động quan trọng?
Một hành động nào bạn sẽ làm ngay lập tức như là kết quả của câu trả lời từ các câu hỏi trên?


Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét