Quản lý thời gian
Bạn đang giết thời gian hay Thời gian đang cứu bạn
Giới thiệu
“Dành thời gian cho những
việc lớn hàng ngày. Lập kế hoạch công việc từ trước. Chọn ra một số công việc
nhỏ liên quan và phải tuyệt đối hoàn thành ngay lập tức vào buổi sáng. Sau đó,
làm trực tiếp các công việc quan trọng; theo đổi đến khi hoàn thành”
(Boardroom Reports)
Trong nhiều năm, tôi từng nghĩ Quản lý thời gian là một nội
dung quan trọng, nên được đọc và thực hành hàng ngày. Sau đó, một ngày đẹp trời
tôi nhận ra là quản lý thời gian là kỹ năng cốt lõi của cuộc sống. Thay vì chỉ
là hành tinh bay xung quanh mặt trời cuộc đời. Nó phải là mặt trời và mọi thứ
khác bay xung quanh khả năng quản lý thời gian.
Trong 15 sau đó, tôi đọc sách, nghiên cứu, mua những hệ thống
quản lý thời gian và tham dự nhiều khóa học về quản lý thời gian ở tất cả các
quốc gia. Tôi phát triển các chương trình hội thảo về Quản lý thời gian mà tôi
đã thuyết trình trước 250,000 người. Cuối cùng, tôi viết sách và ghi băng lại
những chương trình phát thanh và băng video phổ biến nhất về Quản lý thời gian.
Bài học này chứa đựng một số ý tưởng tốt nhất mà tôi từng phát hiện ra để bạn
có thể cải thiện sự hiệu quả và năng suất của bản thân
(Nguồn Brian Tracy :
Time Management)
Trong bài này bạn sẽ
học
·
Kiểm soát toàn bộ thời gian, cuộc sống của bạn
và làm được nhiều thứ hơn, nhanh hơn và đơn giản hơn so với trước đây
·
Đưa ra những ưu tiên tốt hơn và loại bỏ những điều
không đáng ưu tiên trong mọi lĩnh vực của cuộc sống
·
Quyết định các mục tiêu và hành động quan trọng
·
Tập trung và Toàn tâm cho những hành động mang lại
giá trị cao nhất và trách nhiệm cao nhất
1. Điểm cốt lõi về quản trị thời gian
1)
Quản lý thời gian thực sự là quản lý cuộc sống,
quản lý bản thân
2)
Chất lượng của quản lý thời gian quyết định chất
lượng cuộc sống
3)
Quản lý thời gian là kỹ năng có thể học được và
phải học
2. Tình trạng cuộc sống hiện nay của bạn
1)
Bạn có quá nhiều việc phải làm và quá ít thời
gian
2)
Bạn có công việc và trách nhiệm liên tục tăng
cao
3)
Bạn không bao giờ bắt kịp tiến độ
3. Mục tiêu là điều đầu tiên trong quản lý thời
gian
1)
Đặt ra giá trị; điều gì là quan trọng nhất trong
cuộc sống của bạn?
a) Bạn có thể nói giá trị đích
thực của việc bạn làm, bằng hành động
b)
Bất cứ khi nào bạn bị đặt dưới áp lực và phải lựa
chọn, giá trị thực sự của bạn sẽ bộc lộ ra
c) Giá
trị của bất cứ điều gì trong cuộc sống bị quyết định bởi bao nhiêu thời gian bạn
đầu tư cho nó
2)
Tưởng tượng là bạn còn có sáu tháng nữa để sống;
bạn sẽ sử dụng thời gian như thế nào?
i.
Trả lời câu hỏi sẽ cho bạn biết giá trị thực sự
của bạn là gì
ii.
Đặt câu hỏi này với bản thân thường xuyên
3)
Bạn sẽ làm gì đầu tiên nếu nhận được 1 triệu
usd?
i.
Câu hỏi thực sự: điều bạn sẽ làm nếu bạn có toàn
tự do để lựa chọn? Nếu bạn không bị giới hạn bởi tài chính?
ii.
Bất cứ câu trả lời nào cho câu hỏi trên, điều đó
đều là có thể cho bạn nếu bạn thực sư muốn đủ lớn và đủ lâu
4)
Ba mục tiêu quan trọng nhất của cuộc đời lúc này
là gì? Trả lời trong vòng 30 giây!
i.
Câu trả lời của bạn sẽ chính xác nếu bạn chỉ có
30 s
ii.
Ba mục tiêu của bạn thường là: tài chính, mối
quan hệ, sức khỏe
5)
Điều gì bạn luôn luôn muốn làm nhưng sợ thử?
i.
Câu trả lời là gì đi nữa, nó đều có thể xảy ra
cho bạn. Đó chỉ là nỗi sợ thất bại giữ bạn lại
6)
Loại công việc cá nhân nào cho bạn “cảm giác
quan trọng nhất?”
i.
Điều gì bạn thực sự yêu thích để làm?
ii.
Nếu bạn có thể làm một điều suốt thời gian dài,
điều đó là gì?
7)
Việc vĩ đại mà bạn dám ước mơ và giả sử chắc chắn
bạn không thất bại?
i.
Cho dù câu trả lời là gì, điều đó là mục đích lớn
quan trọng của bạn
ii.
Mục tiêu này có khả năng đạt được nếu bạn thực sự
muốn
4. Đặt mục tiêu và Thực hành – 7 bước
1)
Xác định chính xác điều bạn muốn
2)
Viết nó ra
3)
Đưa ra thời hạn
4)
Lập danh sách – tất cả các việc bạn cần làm để
thực hiện mục tiêu
5)
Sắp xếp danh sách – theo thứ tự và ưu tiên
6)
Hành động ngay theo kế hoạch. Làm việc gì đó để
bắt đầu
7)
Làm điều gì đó hàng ngày cho mục tiêu chính của
bạn; không để mất một ngày nào
5. Nhân đôi năng suất
1)
Lập danh sách tất cả các việc bạn phải làm mỗi
ngày
i.
Viết công việc vào đêm trước
ii.
Không bao giờ làm việc mà không có danh sách
iii.
Lập danh sách sẽ cải thiện công việc 25%
2)
Áp dụng nguyên tắc 80/20 vào danh sách. Tập
trung vào 20% hoạt động tạo ra 80% kết quả
3)
Đánh giá thứ tự thực hiện – sử dụng phương pháp
ABCDE – để xem xét các hoạt động hàng ngày và viết một chữ A, B,C, D hoặc E bên
cạnh các công việc đó:
A = Phải làm –
có tác động quan trọng
B = Nên làm – có
một phần quan trọng
C = Vui thì làm – Không có tác động nào nếu không thực
hiện nó
D = Giao việc –
Mọi thứ có thể
E = Loại bỏ - hoạt
động không có giá trị
4)
Tư duy về không “việc nào tôi không nên làm nếu
tôi biết được điều tôi đang biết, tôi sẽ không làm lại nó hôm nay?”
i.
Mối quan hệ - Cá nhân hoặc kinh doanh?
ii.
Hoạt động doanh nghiệp – Sản phẩm, dịch vụ,
phương pháp, quy trình, thủ tục?
iii.
Đầu tư – thời gian, tiền bạc, cảm xúc? Làm thế
nào để thoát, và làm thế nào để thoát nhanh hơn?
5)
Phân chia công việc ra thành “Cấp bách” và “Quan
trọng” thành bốn vùng
i.
Cấp bách và quan trọng – Nhu cầu cần phải làm
ngay lập tức
ii.
Quan trọng nhưng không cấp bách – có thể làm sau
iii.
Cấp bách nhưng không quan trọng
iv.
Chẳng quan trọng và không cấp bách
6)
Đặt ra bốn câu hỏi quan trọng
i.
Tại sao tôi được trả tiền?
ii.
Hoạt động đem lại giá trị cao nhất là gì?
iii.
Tôi có thể làm gì và chỉ có mình tôi làm được, nếu
tôi làm tốt sẽ tạo ra sự khác biệt lớn?
iv.
Giá trị thời gian lớn nhất của tôi lúc này là
gì?
7)
Chìa khóa: Toàn tâm cho một việc, việc quan trọng
nhất và làm nó cho đến khi hoàn thành 100%
i.
Toàn tâm sẽ tiết kiệm được 80% thời gian cần thiết
ii.
Toàn lực, tập trung vào công việc là nguồn năng
lượng và sự nhiệt huyết
iii.
Hoàn thành làm tăng sự tự tin và khích lệ bạn
làm nhiều hơn
6. Làm thế nào để vượt qua thói quen trì hoãn
1)
Lập ra kế hoạch quan trọng và làm việc theo kế
hoạch
2)
Chia nhỏ các mục tiêu thành các công việc vừa đủ
3)
Chọn lựa công việc đơn giản và bắt đầu ngay lập
tức
4)
Cắt nhỏ công việc – lựa chọn phần nhỏ của công
việc lớn và làm luôn điều đó
5)
Miếng cắt nhỏ của cộng việc lớn – chọn ra một việc
làm nhỏ và thực hiện ngay lập tức
6)
20/80 theo công việc – nhiều lúc 20% đầu tiên có
giá trị 80% toàn bộ công việc
7)
Đặt ra giới hạn thời gian – thực hiện các công
việc lớn trong vòng 15 phút
8)
Đưa ra phần thưởng – cho bản thân bạn phần thưởng
khi hoàn thành công việc
9)
Hứa với người khác – nói với người khác là bạn sẽ
hoàn thành một công việc vào thời gian cụ thể
10)
Tưởng tượng bạn sẽ đi ra ngoài thành phố 1
tháng, việc gì bạn sẽ làm
7. Bảy chữ R để đạt được thành quả vượt trội
1)
Chống cự (Resistance) – bất cứ khi nào gặp nó,
ngừng lại và phân tích tại sao?
2)
Đánh giá lại (Reevaluate) – tình huống. Đặt ba
câu hỏi:
i.
Tôi đang làm điều gì?
ii.
Tại sao tôi làm việc này?
iii.
Có cách làm tốt hơn không?
3)
Tổ chức lại (Re-organization) – sắp xếp, tổ chức
lại công việc và lập kế hoạch để bạn làm nhiều hơn những việc quan trọng.
4)
Cấu trúc lại (Re – Structuring) – Dành nhiều thời
gian hơn cho 20 hoạt động đem nhiều giá trị nhất
5)
Cắt ngọt (Re – Engineering) – Liên tục làm đơn
giản quy trình công việc
i.
Giảm các bước để thực hiện công việc – lập danh
sách
ii.
Giao việc các hoạt động ít giá trị
iii.
Thuê ngoài mọi hoạt động không quan trọng (không
tạo ra lợi nhuận)
iv.
Loại bỏ các công việc giá trị thấp, hay không khả
năng có giá trị
6)
Sáng tạo lại (Re – inventing) nghĩ về việc làm lại
từ đâu với một thứ gì hoàn toàn mới
i.
Áp dụng tư duy về không
ii.
Tưởng tượng công việc, công ty biến mất
iii.
Hãy rõ về điều bạn thực sự muốn làm
iv.
Hai hành động làm tốn thời gian nhất:
1.
Duy trì một công việc sai lầm (không thích, không
có khả năng)
2.
Duy trì mối quan hệ sai lầm
7)
Lấy lại quyền kiểm soát (Regining Control) – Chấp
nhận 100% trách nhiệm cuộc sống, từ chối bao biện hay đổ lỗi
8. 7 bí quyết để làm được nhiều hơn
1)
Làm nhanh hơn – tốc độ cao
2)
Làm chăm chỉ hơn – bắt đầu sớm hơn, ở lại lâu
hơn, tập trung vào công việc
3)
Làm việc đội nhóm – làm việc với người khác
trong các nhiệm vụ lớn
4)
Đơn giản hóa công việc – Loại bỏ bước không cần
thiết
5)
Làm những việc bạn làm tốt – ít mắc lỗi hơn
6)
Nhóm các công việc lại với nhau – sử dụng “đường
cong học tập”
7)
Làm giỏi hơn ở những công việc chính = thực
thành “CANEI” continuous and never ending improvement (liên tục cải tiến không
ngừng)
i.
Mọi kỹ năng kinh doanh đều học được
ii.
Bạn có thể học cách trở thành người quản lý thời
gian siêu việt
9. Tổng kết
1)
Quyết định chính xác điều bạn muốn và viết chúng
ra
2)
Đưa ra thời hạn thực hiện và lập kế hoạch
3)
Quyết định điều bạn phải làm và lập danh sách
4)
Sắp xếp công việc và đưa ra thứ tự ưu tiên công
việc
5)
Thực hiện ngay lập tức những công việc quan trọng
6)
Làm việc liên tục, không nghỉ cho đến khi hoàn
thành 100%
7)
Không bao giờ bỏ cuộc: Thất bại không là lựa chọn!
Bài tập hành động
1 Mục tiêu quan trọng quan trọng nhất của cuộc sống, lúc này là gì?
Viết chúng xuống trong vòng 30 s
2 Bạn sẽ làm gì và thay đổi cuộc sống như thế nào nếu bạn biết
rằng chỉ sống được thêm sáu tháng nữa?
3 Bạn sẽ làm gì khác đi trong công việc và cuộc sống cá nhân
nếu bạn được giải thưởng 1,000,000 usd
4 Nếu bạn chỉ làm ba việc suốt cả ngày, ba công việc nào
quan trọng hoặc mang lại giá trị nhất cho công việc của bạn?
5 Bạn sẽ không bắt đầu lại nếu bạn biết thứ bạn đang biết
trong ba lĩnh vực sau đây?
1.
Quan hệ?
2.
Hoạt động kinh doanh?
3.
Đầu tư?
6 Bạn có thể làm gì và chỉ mình bạn, nếu bạn làm thực sự tốt
có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong công việc hoặc cuộc sống?
7 Điều gì bạn sẽ giảm thiếu, cắt bỏ, loại bỏ hoặc không tiếp
tục để có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động quan trọng?
Một hành động nào bạn sẽ làm ngay lập tức như là kết quả của
câu trả lời từ các câu hỏi trên?
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét